Kofax

Od pewnego czasu powstaje coraz więcej aplikacji i systemów ułatwiających różne zadania tak w wielkich jak i mniejszych przedsiębiorstwach. W każdym biurze przydatny jest system do planowania czasu pracy, wystawiania faktur, być może jakiś system umożliwiający rozpoznanie poczty przychodzącej i to zarówno elektronicznej jak również papierowej, na przykład po zeskanowaniu. Wszystko to zależy od tego czym trudni się firma. Jeśli obracamy ogromną ilością dokumentacji wszelkiego typu, w dodatku chcemy, aby wszystko było nie tylko po prostu w segregatorach lecz też we właściwych katalogach w komputerze zdecydowanie musimy dostarczyć osobom zatrudnionym jakiś program ułatwiający te zadania.

Powinniśmy zakupić system, który po pierwsze może działać na kilku miejscach pracy. Najczęściej nie ma w biurze jednego człowieka odpowiedzialnego za wprowadzanie do komputera całości dokumentacji tylko po prostu każda osoba czy dział robi to na własną rękę. Sprawdzajmy jakie możliwości daje interesujący nas program. To ważne, aby nie wyszło po fakcie, że potrzebujemy skanować przykładowo kilkaset stron dziennie, a program odmawia współpracy.

Kolejna sprawa to indeksowanie i odpowiednie rozdzielanie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobrze działający system do tego zaprojektowany ma oczywiście te możliwości wbudowane.

Choćby aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznania kodów kreskowych, określonych formularzy, stron rozdzielających zbiory dokumentów. To niezwykle przydatne narzędzie. Nie trzeba myśleć nad tym czy z pewnością dokumenty trafią do odpowiedniego katalogu, czy można skanować parę formularzy w tym samym czasie. Jest taka możliwośc właśnie dzięki tego typu rozwiązaniom.

Co niezwykle ważne – tego rodzaju aplikacje mają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów. Zazwyczaj mamy okazję oglądać skany, które zwyczajnie są nieczytelne. Za ciemne, rozmazane tło, zlewające się w jedną szarą masę litery (litery 3d) – unikniemy tego rodzaju wypadków dzięki właściwym aplikacjom.

Upraszczanie czasochłonnych zajęć w firmie przynosi efekty od razu. Pracownicy są wydajniejsi, ponieważ odpada im obowiązek wykonywania tego rodzaju czasochłonnych zadań. firma automatycznie staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Powinniśmy zatem inwestować w systemy ułatwiające obrót dokumentami.