Styczeń 8, 2023
Bez kategorii
Mówiąc ogólnie pojęcie to jest stosowane w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Programy te pomagają określić jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego z organizacją szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji dyspozycji (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących wyznaczone zadania na dokumentach i sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty pieczątki w 15 minut warszawa oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.
