Zarządzanie dokumentami w korporacji to kwestia niebanalna. Od ustalenia systemu i kontroli warto by rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.
Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, wykorzystywanych od lat w innych konsorcjach. Można, w przypadku chociażby nietypowego przydziału obowiązków, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.
Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i płynny obieg dokumentów. Kolejny z systemów wykorzystywany jest zwykle w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich dokładna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.
Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy
systemy rezerwacji sal obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.
Listopad 16, 2023
