W jaki sposób zarządzać obiegiem faktur, żeby przysłużył się naszej firmie? Trzeba go unowocześnić!

faktura
Przedsiębiorstwa stosujące papierowy obieg faktur muszą zastąpić go skanowaniem oraz elektronicznym obiegiem. To bardzo dobry pomysł dla wielu firm, bo gwarantuje całkiem duże oszczędności oraz małą ilość popełnianych błędów w czasie rozliczeń tych dokumentów.

Co ważne, elektroniczny obieg faktur to głównie oszczędzone pieniądze. Pierwsze z nich możemy już dostrzec w przedsiębiorstwach, jakie otrzymują od pięciu tysięcy faktur wzwyż co roku. Tego typu zamiana obiegu papierowego na elektroniczny daje korzyści dla każdego z sektorów firm, które zdecydowały się na ten proces. To na pewno skrócenie czasu jak również zmniejszenie kosztów obsługi faktur, jest tomniejsza ilość operacji manualnych oraz obniżenie ilości błędów – http://efematic.pl/produkty/40. Dzięki temu systemowi mamy cały wgląd do danych uczestników procesu.

faktura na papierze
Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com

Wdrożenie takich rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktury jest całkowicie akceptowalne przez urząd skarbowy. Na wypadek kontroli możemy w szybki sposób znaleźć potrzebne faktury w komputerze i wydrukować jej skan. Co więcej, połączenie skanu faktury, często poprzez kod kreskowy z oryginalną wersją w formie papierowej, w znaczny sposób przyspiesza poszukiwanie faktury w archiwum tradycyjnym. Bardzo istotnym czynnikiem jest uzyskanie kontroli na całą masą faktur, które przysyłane są do firmy, a przy tym zarządzania powiązanymi z nimi dokumentami. To powoduje, iż możliwa jest dobra koordynacja przepływu tych dokumentów pomiędzy pracownikami. Bardzo przydatne narzędzia wykonywania raportów i robienia obliczeń statystycznych umożliwiają na analizę procesów akceptacji faktur przy pomocy różnych kryteriów.

faktura elektroniczna
Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com

Wciąż rosnąca ilość firm wykorzystuje właśnie tego typy innowacje, gdyż są niesamowicie pomocne i nie pozostawiają wątpliwości, co do wpływu na wszelkie działy w firmie. Pamiętać bowiem trzeba, że czasem najgorsze co się może przydarzyć w firmie to za duża biurokracja, w jakie ciężko się połapać. Taka firma nie korzysta ze swojego potencjału, bo jest hamowana poprzez nadmierną ilość regulacji, które biorą się z tradycyjnego zarządzania firmą. Jeżeli chcemy unowocześnić firmę musimy zacząć od skorzystania z elektronicznego obiegu faktur – http://efematic.pl/.